Gestione documentale del CdA con ARXivar
Dalla convocazione al verbale firmato, senza un foglio di carta.
Categoria/label: Gestione documentale - ARXivar
Settore: Energy & Utilities
Funzione aziendale: Amministrazione, Segreteria societaria, Compliance
Il contesto
Un gruppo tra i principali operatori del centro Italia nella vendita di gas ed energia elettrica gestiva l'intera documentazione del Consiglio di Amministrazione in modo tradizionale: convocazioni via e-mail, allegati sparsi tra caselle e cartelle condivise, verbali redatti a mano e fatti circolare in più versioni fino alla firma cartacea.
Un processo che, con la crescita del gruppo e l'aumento della frequenza delle sedute, era diventato fragile proprio dove serviva più solidità: documenti riservati che circolavano senza un controllo degli accessi, tempi lunghi tra la seduta e il verbale approvato, difficoltà a ricostruire a distanza di mesi chi avesse ricevuto cosa e quando.
La sfida
L'obiettivo del cliente era chiaro e urgente: digitalizzare l'intera gestione documentale del CdA, dalla convocazione all'approvazione del verbale, in un unico ambiente sicuro e tracciato.
I vincoli da rispettare erano tre:
- Riservatezza assoluta dei documenti societari, con accesso limitato ai soli consiglieri autorizzati
- Tracciabilità completa di ogni passaggio, per finalità di compliance e di governance
- Semplicità d'uso per consiglieri e sindaci, spesso collegati da remoto e non necessariamente a proprio agio con nuovi strumenti
La soluzione Advinser
Advinser ha progettato e implementato su ARXivar un sistema di gestione documentale dedicato al Consiglio di Amministrazione: non un archivio digitale, ma un workflow che accompagna la seduta dall'inizio alla fine.
Il percorso è quello tipico dei progetti Advinser: analisi del processo societario insieme alla segreteria e alla direzione, disegno del flusso approvativo, configurazione della piattaforma, formazione dei consiglieri e affiancamento nelle prime sedute.
Il flusso, passo dopo passo
- Convocazione - il sistema genera e invia la convocazione con l'ordine del giorno e tutti i documenti di seduta, già profilati per destinatario
- Raccolta delle adesioni - le risposte dei partecipanti vengono registrate automaticamente sul fascicolo della seduta
- Apertura della riunione da remoto - ogni consigliere accede alla documentazione aggiornata, ovunque si trovi
- Discussione in tempo reale - i punti all'ordine del giorno vengono gestiti a video, con la possibilità di modificare quelli non approvati
- Generazione automatica del verbale - il verbale si compone dai contenuti della seduta, senza ricopiature
- Approvazione con firma digitale - il verbale viene firmato digitalmente e distribuito ai destinatari, con evidenza di data, ora e firmatari
Il risultato è un fascicolo unico e sempre consultabile per ogni seduta: convocazione, allegati, adesioni, delibere e verbale firmato.
Moduli e tecnologie
- ARXivar - Gestione documentale: archiviazione, profilazione e ricerca dei documenti societari
- ARXivar - Workflow Management: automazione del processo di convocazione, discussione e approvazione
- ARX‑eSigN - Firma digitale: sottoscrizione dei verbali con pieno valore legale
- Profilazione e sicurezza degli accessi: visibilità dei documenti riservati limitata ai soli soggetti autorizzati
I benefici
- Meno errori, meno carta - l'eliminazione della gestione manuale dei documenti riduce alla radice smarrimenti, versioni sbagliate e invii a destinatari errati
- Tutto il CdA in un unico punto - ogni documento relativo al Consiglio è accessibile in pochi secondi, anche a distanza di anni
- Verbali approvati in tempi drasticamente più brevi - la generazione automatica e la firma digitale eliminano i giri di revisione cartacei
- Decisioni più rapide e più trasparenti - i consiglieri arrivano preparati, con la documentazione corretta già a disposizione
- Documenti sensibili protetti - gli accessi sono profilati e ogni operazione è tracciata, a supporto degli obblighi di compliance
Perché Advinser
Advinser è partner ARXivar e affianca le aziende in tutto il percorso di digitalizzazione documentale: analisi dei processi, configurazione della piattaforma, integrazione con i sistemi già in uso, formazione e assistenza continuativa.
Il valore del progetto non sta nel software, ma nel disegno del processo: capire come lavora davvero una segreteria societaria e tradurlo in un flusso digitale che le persone usano volentieri.
Anche il tuo CdA lavora ancora su carta? Parliamone: analizziamo insieme il processo e ti mostriamo come può funzionare con ARXivar.
