MainFlow PRO: la nuova era della manutenzione Refrigerazione e HVAC

MainFlow diventa PRO: la nuova versione del software per la manutenzione di impianti di refrigerazione e climatizzazione

Chi fa assistenza su impianti di refrigerazione conosce bene la sera in cui salta fuori il problema che non c'entra con nessun impianto. Il patentino di un tecnico scaduto la settimana prima. La revisione di un furgone che nessuno aveva segnato. La bombola che in magazzino non c'era, e il tecnico che è tornato indietro a mani vuote.

Il lavoro vero, i guasti, le celle fuori temperatura, i controlli obbligatori... è già abbastanza. Tutto il resto si accumula intorno: fogli Excel, messaggi su WhatsApp, cartelline in ufficio e un portale ministeriale da riempire a mano, intervento per intervento.

È su questo che abbiamo lavorato: è disponibile MainFlow PRO, il software di Advinser per le aziende italiane che eseguono assistenza e manutenzione su impianti di refrigerazione e climatizzazione. Interventi, compliance F-GAS, mezzi, patentini, magazzino e cantieri in un unico sistema, accessibile da browser in ufficio e da app mobile in campo.

Cosa c'è di nuovo in questa versione

Le funzioni di MainFlow PRO sono le richieste che negli ultimi due anni ci sono arrivate più spesso dalle aziende che usano MainFlow tutti i giorni, raccolte una alla volta durante le visite, le chiamate di assistenza e gli affiancamenti in avvio.

• Registro Asset, il modulo nuovo: mezzi aziendali, attrezzature e qualifiche del personale, ognuno con le proprie scadenze.
• Magazzino esteso ai furgoni: non più solo le scorte di sede, ma anche quello che ogni tecnico ha a bordo.
• Cantieristica: preventivi e lavori di installazione seguiti dal sopralluogo alla chiusura.
• Interfaccia riprogettata, con un obiettivo dichiarato: ridurre quello che c'è da imparare.
• AiKITO, l'assistente AI dentro il gestionale: risponde alle domande dei tecnici e prepara le operazioni al posto loro.

La gestione dei dati F-GAS, il planning degli interventi e l'app per i tecnici restano il cuore del prodotto e sono stati rivisti insieme all'interfaccia.

Gestione F-GAS: i dati si scrivono una volta sola.

Il Regolamento (UE) 2024/573, che dall'11 marzo 2024 ha sostituito il Reg. 517/2014, e il DPR 146/2018 impongono di registrare nella banca dati nazionale ogni intervento, ogni movimentazione di gas refrigerante e ogni controllo delle perdite. Le periodicità dei controlli non si contano più in chilogrammi di carica, ma in tonnellate di CO₂ equivalente, e cambiano da impianto a impianto a seconda del gas.

Nella pratica di quasi tutte le aziende quelle informazioni vengono scritte due volte. Il tecnico le annota sul campo, su un foglio o sul telefono; l'ufficio le riscrive una per una sul portale, a giorni di distanza, quando il ricordo dell'intervento si è già sbiadito. È lì che si perdono le ore, ed è lì che nascono gli errori: non nel lavoro sull'impianto.

Con MainFlow PRO i dati F-GAS li inserisce il tecnico nell'app, a fine intervento, mentre è ancora davanti alla macchina. Una volta sola. Gas, quantità caricata e recuperata, tipo di attività, impresa e persona certificata: i campi obbligatori vengono controllati sul posto, quando c'è ancora l'impianto davanti agli occhi per verificare.

Da lì in avanti se ne occupa il software. MainFlow PRO raccoglie in un'unica comunicazione tutte le movimentazioni del periodo, di qualsiasi tecnico e di qualsiasi impianto, e prepara il file già nel formato richiesto dalla Banca Dati F-GAS. L'azienda lo carica sul portale quando le conviene, con l'inserimento massivo, e da quel momento le attività risultano comunicate. All'arrivo della conferma MainFlow PRO la riconosce, porta l'attività allo stato certificato e archivia l'attestato sull'impianto, dove resta disponibile per il prossimo intervento o per un controllo.

Il risultato pratico è che in qualsiasi momento si sa a che punto è ogni comunicazione, impianto per impianto, senza aprire il portale: da comunicare, comunicato, certificato. E le scadenze dei controlli delle perdite le calcola il sistema, con un avviso prima del termine, invece di affidarle alla memoria di qualcuno.

Planning interventi e manutenzione programmata: la giornata in una schermata

La pianificazione è una vista calendario con trascinamento diretto. Si assegna l'intervento al tecnico, si imposta la priorità, e la notifica arriva sul suo telefono con l'indirizzo e il navigatore già pronti. Le sovrapposizioni di orario vengono segnalate prima che diventino una telefonata di scuse al cliente.

La manutenzione programmata genera da sola gli ordini di lavoro secondo le frequenze impostate per ogni impianto e per ogni cliente, con avvisi personalizzabili. È la parte che tiene in piedi i contratti di manutenzione senza che nessuno debba ricordarsi a mano quali visite sono dovute questo mese.

Le urgenze entrano come ticket con priorità e tempi di risposta. Chi è in ufficio assegna il tecnico e la notifica arriva subito sull'app; il sistema tiene il conto dei tempi, così gli SLA contrattuali si possono dimostrare con i dati, non soltanto promettere in fase di trattativa.

App mobile per tecnici frigoristi: rapportini digitali, firma e dati F-GAS dal campo

Sul campo il tecnico riceve gli interventi con una notifica, consulta lo storico dell'impianto prima di metterci le mani, compila il rapportino, allega le fotografie, raccoglie la firma del cliente e scarica i ricambi usati dal furgone.

I dati F-GAS si inseriscono dentro lo stesso rapportino. È l'unico momento in cui vengono scritti, e da lì escono già pronti per la comunicazione alla banca dati.

L'app funziona anche senza connessione. In una cella frigorifera, nell'interrato di un supermercato o in un capannone schermato, il tecnico continua a lavorare come se niente fosse: i dati restano sul telefono e si allineano da soli appena la linea torna. È un dettaglio che sulla carta sembra secondario, e sul campo è la differenza tra un'app che si usa e una che si abbandona dopo due settimane.

A fine intervento il cliente riceve il rapporto in PDF, con il logo dell'azienda. Niente copia carbone da lasciare sul bancone, niente rapportino da ribattere in ufficio il giorno dopo.

Registro Asset: mezzi, attrezzature e patentini con le loro scadenze

È la novità più richiesta di questa versione, e riguarda tutto quello che oggi vive in una cartellina in ufficio o nella testa di una persona sola.

Il Registro Asset tiene sotto controllo tre famiglie di dati:

• i mezzi aziendali, con revisioni, assicurazioni, bolli e tagliandi;
• le attrezzature specializzate, comprese le calibrazioni periodiche dei rilevatori di perdite, che la normativa richiede e che nessuno si ricorda mai;
• le qualifiche delle persone: patentini F-GAS, abilitazioni PES/PAV, patenti di guida.

Ogni scadenza avvisa in anticipo, invece di presentarsi il giorno in cui serve. Un tecnico che sale su un impianto con il patentino scaduto è un problema che si scopre sempre nel momento peggiore: davanti al cliente, o peggio, durante un controllo. Questa è la funzione che serve a non scoprirlo più.

Magazzino ricambi e cantieristica: le scorte del furgone e i lavori nuovi

Questa versione comprende anche le scorte dei magazzini a bordo dei mezzi, con le movimentazioni collegate agli interventi, la gestione dei lotti e delle scadenze dei refrigeranti e gli avvisi automatici di riordino. Si sa cosa c'è su ogni furgone prima che il tecnico parta, e non dopo che è tornato indietro a mani vuote.

La cantieristica è l'altra funzione nuova e serve ai lavori di installazione, che per molte aziende di assistenza sono la seconda gamba del fatturato. Si costruiscono preventivi sui propri listini, si trasformano in cantieri attivi con un clic e si segue l'avanzamento dal sopralluogo alla chiusura, con gli stati di avanzamento lavori digitali. Utile soprattutto sulle installazioni per la GDO, sulla refrigerazione industriale e sugli impianti a temperatura controllata, dove il lavoro dura settimane e passa per le mani di più persone.

Integrazione con la fatturazione: dal rapportino alla bozza di fattura

MainFlow PRO si integra in modo nativo con Fatture in Cloud, TeamSystem, Zucchetti, Mexal e Aruba. Materiali, ore lavorate e canoni contrattuali passano dal rapportino firmato alla bozza di fattura senza reinserire niente, con esportazione in XML per la fatturazione elettronica. Per chi ha già un ERP, o un gestionale sviluppato su misura, sono disponibili API REST e webhook, come progetto dedicato.

È la parte che si nota a fine mese, ed è quella che i titolari citano più spesso: sparisce il tempo che si perdeva a ricostruire cosa è stato fatto, per chi, con quali materiali, prima di poterlo fatturare. E spariscono gli interventi che nessuno aveva segnato e che nessuno ha mai fatturato.

L'interfaccia riprogettata, per chi con il computer se la cava poco

L'obiezione che sentiamo più spesso non riguarda il prezzo né le funzioni. Suona così: «i miei tecnici con il computer se la cavano poco, non ho tempo di rimettermi a insegnare».

È un'obiezione ragionevole, ed è quella su cui abbiamo lavorato più che su qualunque altra cosa. Un software non si perde alla firma del contratto. Si perde il martedì mattina in cui un tecnico non trova il pulsante, telefona in ufficio, e qualcuno gli dice di lasciar perdere e di scrivere su un foglio come faceva prima.

L'interfaccia di MainFlow PRO è stata riprogettata da zero con un obiettivo preciso: ridurre quello che c'è da imparare. Meno passaggi per chiudere un rapportino, campi che compaiono solo quando servono, le stesse parole che si usano in azienda. Il tecnico continua a fare quello che ha sempre fatto, chiude il rapportino a fine intervento, solo che lo fa sul telefono, e nessuno lo riscrive una seconda volta.

AiKITO dentro MainFlow PRO: chiedere invece di cercare

Con MainFlow PRO arriva anche AiKITO, l'assistente basato sull'intelligenza artificiale che vive dentro il gestionale e non accanto.

È il passo successivo dello stesso lavoro. Sull'interfaccia abbiamo reso più facile trovare le cose; qui non serve più cercarle. Il tecnico scrive quello che gli serve, con le parole che userebbe con un collega, e AiKITO risponde.

Fa due cose, e la seconda è quella che cambia la giornata.

Risponde alle domande sul gestionale. Come si registra un recupero di gas, quali campi servono per chiudere un rapportino, come si prepara la comunicazione F-GAS, dove si vede lo storico di un impianto. Le risposte vengono dalla documentazione di MainFlow, non da internet. E quando l'informazione non c'è, AiKITO lo dice e passa la richiesta a una persona, invece di inventarsela: è il comportamento su cui si decide se un assistente è affidabile o no.

Prepara le operazioni al posto tuo. Aprire un intervento, compilare una scheda, aggiornare un campo: AiKITO la prepara, la mostra e chiede conferma. A salvare è sempre la persona, e quali operazioni siano permesse, a chi, lo decide l'azienda profilo per profilo. Nessuna operazione irreversibile eseguita in autonomia.

È lo stesso principio del resto di questa versione: il tempo che si risparmia non si guadagna facendo le cose di corsa, si guadagna non facendole due volte.

Se vuoi capire come funziona un assistente che non si limita a rispondere, ne abbiamo scritto qui: AiKITO, l'assistente AI dentro il gestionale.

Per quali aziende è pensato MainFlow PRO

MainFlow PRO è rivolto alle imprese di assistenza e manutenzione che lavorano su refrigerazione commerciale e industriale, GDO e supermercati, industria alimentare, farmaceutico e strutture sanitarie, hospitality e ristorazione, trasporto refrigerato, celle frigorifere, climatizzazione e HVAC, facility management.

Il denominatore comune non è la dimensione dell'azienda, ma il tipo di lavoro: impianti sparsi sul territorio, tecnici che si muovono, obblighi di legge da rispettare e documenti da conservare.

BANDO MIMIT Cloud e Cybersecurity 2026

MainFlow PRO può rientrare nel bando Cloud e Cybersecurity 2026. Fino a 20.000 euro per le PMI. Leggi qui per maggiori informazioni e Contattaci entro ottobre 2026 per maggiori informazioni. NEWS BANDO CLOUD E CYBERSECURITY 2026

Domande frequenti

MainFlow PRO si collega direttamente al portale F-GAS?
MainFlow PRO prepara il file di comunicazione nel formato previsto dalla Banca Dati F-GAS, raccogliendo in un unico file tutte le movimentazioni del periodo. È l'azienda a caricarlo sul portale con l'inserimento massivo: è l'unico passaggio che resta manuale. All'arrivo della conferma, il software aggiorna da solo lo stato e archivia l'attestato.

Di chi sono gli obblighi F-GAS?
Gli obblighi restano in capo all'operatore dell'impianto e all'impresa certificata, come prevede la normativa. MainFlow PRO se ne occupa dal lato pratico: raccoglie i dati richiesti, verifica che siano completi, calcola le scadenze dei controlli delle perdite, prepara la comunicazione entro i termini e conserva gli attestati.

L'app funziona senza connessione internet?
Sì. Il tecnico lavora normalmente offline, anche in cella frigorifera o nei piani interrati, e i dati si sincronizzano appena la connessione torna disponibile.

Quanto tempo serve per partire?
L'account si attiva subito e i tecnici possono ricevere i primi interventi lo stesso giorno. Per importare le anagrafiche dal gestionale attuale, configurare i modelli di rapporto e formare i tecnici servono in genere pochi giorni di lavoro insieme, seguiti dal team Advinser.

Con quali software di fatturazione si integra?
In modo nativo con Fatture in Cloud, TeamSystem, Zucchetti, Mexal e Aruba. Per altri ERP sono disponibili API REST e webhook, come progetto dedicato.

Prova MainFlow PRO per 30 giorni

Il modo più rapido per capire se è lo strumento giusto è vederlo su un intervento vero, non su una presentazione.